Piloter un projet événementiel
Réussir ses manifestations et événements
Appliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événement
Capitaliser en interne et à l'extérieur autour de cette manifestation professionnelle
Les fondamentaux
- Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
- Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
- Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d’activité
Exercice d’application : identification de son rôle dans l’organisation d’un événement
Les objectifs de la manifestation
- Choisir le type d’événement à organiser
- Identifier les enjeux et les retours attendus
- Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs
- Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget
Exercice d’application : construction d’un tableau de bord, définition d’indicateurs et création d’un budget
La phase de préparation de l’événement
- Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
- Établir un rétroplanning
- Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
- Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
- Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
- Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
- Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement
Exercice d’application : construction d'un rétroplanning et d’un cahier des charges
La communication sur l’événement et autour de celui-ci
- Vérifier la mise à jour du fichier cible
- Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
- Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
- Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
- Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
- Pilotage du budget et du rétroplanning
Exercice d’application : élaboration d'un plan de communication d’événement
Le jour de l’événement : être responsable
- Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
- Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
- Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
- Superviser la clôture de l’événement
Le bilan de l’événement : retombées
- Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
- Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
- Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
- Valoriser l’événement en interne
Exercice d’application : à partir d'un cas concret, mise en place d'un plan d’action et de présentation pour valoriser un événement
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
